Vous pouvez, pour un projet, paramétrer un ou plusieurs workflows.
De façon schématique, l’objectif du workflow est de matérialiser un processus sous forme d’étapes, et de contraindre l’évolution des tâches de l’étape de début à l’étape de fin au respect de certaines conditions.
La fonctionnalité de workflow vous permet de définir les étapes du processus, les transitions entre les étapes, ainsi que les contraintes associées aux étapes et/ou aux transitions.
Seuls les membres ayant des droits d’administrateurs sur le projet peuvent créer et/ou modifier un workflow.
Une présentation de cette fonctionnalité a été faite en live. Le replay est disponible ici :
Dans cet article, vous allez d’abord découvrir comment sont présentés les workflows côté utilisateur, puis comment paramétrer un workflow.
La présentation du workflow dans le projet Beesbusy
Le choix du workflow dans la tâche
Vous pouvez avoir plusieurs workflows actifs sur un projet. Par conséquent, pour chaque tâche, vous devez dire quel workflow lui est affecté.
Dans l’onglet workflow de la tâche un menu déroulant vous propose de choisir le workflow pour cette tâche, ou pas de workflow du tout :
Bon à savoir : il existe une option de paramétrage permettant de choisir un workflow qui sera affecté par défaut à toutes les nouvelles tâches créées dans le projet. Cela évite d’avoir à sélectionner un workflow tâche par tâche si un seul workflow s’impose à l’ensemble du projet.
La lecture des étapes du workflow dans la tâche
Une fois que vous avez choisi le workflow, le volet latéral de la tâche vous montre l’étape du workflow dans laquelle se trouve la tâche, ainsi que l’étape suivante :
Les action à faire pour passer à l’étape suivante
Si des actions à faire pour passer à l’étape suivante ont été paramétrées, celles-ci sont listées sous le nom de l’étape suivante :
Ces actions ont une étoile rouge à droite de leur nom si elles sont obligatoires. Dans ce cas, le bouton « Valider » n’est cliquable qu’une fois les actions réalisées.
Les actions à faire dans l’étape actuelle du workflow
Si le workflow vous demande de réaliser des actions dans l’étape actuelle, les actions à faire sont présentées sous le nom de l’étape actuelle, et au-dessus du nom de l’étape suivante :
Ces principaux éléments d’interface pour l’utilisateur étant vus, vous allez maintenant découvrir comment créer puis paramétrer un workflow.
La création et le paramétrage du workflow
La création du workflow
Comment créer un workflow ?
Rendez-vous dans les paramètres du projet, section « Workflow ».
Si des workflows sont déjà créés, il apparaissent dans cette section.
Si vous voulez créer et paramétrer un nouveau workflow, cliquez sur « Ajouter un workflow. »
Une fenêtre « Nouveau workflow » apparaît alors, avec plusieurs champs à renseigner :
Seuls les champs « Nom » et « Description » sont obligatoires.
Si vous avez des rôles sur votre projet, vous pouvez désigner ici un ou plusieurs « Rôles privilégiés ». Les membres ayant un rôle par défaut sur le projet (voir l’article sur les rôles en cliquant ici) pourront outrepasser les contraintes du workflow si leur rôle par défaut est désigné ici comme rôle privilégié.
Vous pouvez choisir une étiquette pour visualiser de façon plus rapide, dans le projet, quel workflow est affecté à quelle tâche. Cela est particulièrement utile s’il y a plusieurs workflows actifs sur le projet, et que, par conséquent, toutes les tâches ne suivent pas le même workflow.
La case à cocher « Workflow par défaut sur le projet » permet, comme son nom l’indique, d’affecter automatiquement le workflow concerné à toute nouvelle tâche créée dans le projet.
Cliquez sur « Créer » pour valider ces éléments et commencez le paramétrage du workflow.
Tous ces éléments seront modifiables par la suite, en cliquant sur les 3 petits points à droite du nom du workflow, puis sur « Modifier ».
Comme vous pouvez le voir, il est également possible de dupliquer ou de supprimer un workflow via ce menu.
La structuration du workflow
Voici les éléments qui composent un workflow :
- Une étape de début et une étape de fin.
- Une ou plusieurs étapes intermédiaires.
- Des transitions entres ces étapes.
Ce sont ces 3 éléments qui vous sont présentés par défaut lors de la création du workflow :
Cliquez sur le bouton « Ajouter une étape » situé en haut à gauche si vous souhaitez ajouter une étape.
Vous pouvez déplacer les étapes en glisser-déposer pour les positionner dans l’ordre que vous souhaitez.
Lorsque vous liez une étape à une autre en tirant sur le rond situé à droite du nom de l’étape, la transition apparaît toute seule.
Voici un exemple de workflow avec quelques étapes supplémentaires :
Comme vous pouvez le voir avec cet exemple, une étape peut être suivie de plusieurs étapes au choix. Dans la tâche, vous devrez alors choisir dans quelle étape doit aller la tâche en quittant l’étape actuelle :
Pensez à cliquer régulièrement sur le bouton « Sauvegarder » en haut à droite afin de ne pas perdre votre travail de mise en place de votre workflow :
Le paramétrage des transitions
Lorsque vous cliquez sur une transition, la fenêtre de paramétrage de la transition s’ouvre :
Les 3 premiers éléments de la transitions seront visibles par l’utilisateur, dans le panneau latéral « Workflow de la tâche :
Le champ « Libellé »
Le libellé de la transition est ce qui apparaît comme le nom de l’étape suivante dans le panneau latéral de tâche.
Le champ « Message »
Le message de la transition est lisible dans l’encart message du panneau latéral. Il joue un rôle fondamental pour faire comprendre aux utilisateurs les actions à réaliser.
Le champ « Actions »
Les actions à réaliser, optionnelles ou obligatoires, sont lisibles sous le message.
Quelles sont les actions possibles ? Un menu déroulant vous propose les choix suivants : saisir un commentaire, saisir du temps réalisé, saisir du temps initial, saisir du temps planifié, ajouter une pièce jointe, saisir un champ spécial, envoyer une notification, vérifier des rôles affectés aux membres de la tâche :
Vous pouvez choisir une ou plusieurs actions.
Une fois que vous avez choisi une action, vous pouvez la rendre obligatoire grâce à la case à cocher.
Le caractère obligatoire de l’action bloque le passage à l’étape suivante tant que l’action n’est pas réalisée. A l’inverse, les actions qui ne sont pas obligatoires ne sont pas bloquantes, elles sont simplement recommandées.
Attention, concernant les actions obligatoires, il n’y a pas de contrôle sur qui fait l’action ou quand elle a été faite. Par exemple, si vous demandez de saisir un commentaire pour passer à l’étape suivante, et qu’un commentaire a déjà été saisi préalablement par vous-même ou quelqu’un d’autre, l’action obligatoire est considérée comme déjà réalisée. Cette remarque est vraie également pour les rôles, les saisies de temps, etc. C’est donc de la responsabilité de l’utilisateur de bien réaliser les actions demandées, d’où l’importance de bien les expliciter dans le message présenté ci-dessus.
Le champ description est à votre disposition pour documenter le choix de l’action dans le workflow. Il ne sera pas visible par l’utilisateur dans le panneau latéral de la tâche.
Le champs « Rôle(s) obligatoire(s) pour réaliser l’action de transition »
Vous pouvez choisir un ou plusieurs rôles qui seront nécessaires au membre souhaitant réaliser l’action de transition, c’est-à-dire faire passer la tâche à l’étape suivante dans le workflow.
Dans ce cas, même si toutes les actions obligatoires (ou non) sont réalisées, seuls les membres ayant un de ces rôles affecté en rôle par défaut sur le projet pourront faire passer la tâche à l’étape suivante en cliquant sur le bouton « Valider » dans le panneau latéral workflow de la tâche.
Cette information n’est pas lisible dans le panneau workflow de la tâche.
Validation du paramétrage de la transition
Une fois vos choix faits, cliquez sur le bouton « Valider » en bas de la fenêtre pour enregistrer vos paramétrages de transition.
Le paramétrage des étapes
Lorsque vous cliquez sur une étape, voici la fenêtre de paramétrage qui vous est proposée :
Le champ « Libellé »
Le libellé est le nom de votre étape.
Le champ « Liste de tâches »
Le champ liste de tâches permet de lier l’étape en question à une liste de tâche de votre projet. Cela n’est pas obligatoire. Cette option est particulièrement utile dans le cadre d’un processus kanban, où chaque liste de tâche du projet matérialise une étape de ce processus. Par exemple le projet ci-dessous, où les tâches sont déplacées d’une liste de tâches à l’autre au fil de l’avancée dans le processus :
Une tache va être qualifiée dans le backlog, puis va passer en « A développer », puis va passer en « A tester », etc.
Si les étapes du workflow correspondent aux listes de tâches, et que les conditions sont remplies, les tâches vont se déplacer automatiquement d’une liste de tâche à l’autre à chaque validation de transition.
Ici par exemple, l’étape « A tester » est rattachée à la liste de tâche « A tester » :
Par conséquent, toute tâche passant d’une étape précédente à l’étape « A tester » sera automatiquement positionnée dans la liste de tâche s’appelant également « A tester ».
Le champ « Type »
Ensuite, vous pouvez choisir le type de transition entre « Etat par défaut » ou « Etat bidirectionnel ». L’étape « par défaut » est une étape servant de passage simple entre une étape précédente et une étape suivante. L’étape « bidirectionnelle » est une étape « cul de sac » dans le workflow : il n’y a pas d’étape suivante. La tâche reviendra ensuite à l’étape précédente après la réalisation des actions à faire dans cette étape.
Par exemple ci-dessous, l’étape « A corriger » est une étape de type bidirectionnel :
En effet, un travail réalisé (un développement informatique par exemple) doit être testé dans l’étape « A tester ». Si le test se révèle négatif, la tâche passe alors dans l’étape « A corriger ». Une fois la correction de ce travail réalisée, la tâche retourne dans l’étape « A tester ». Quand le test est finalement OK, la tâche peut atteindre la fin du workflow, à savoir l’étape « Résolu ».
Le choix du type bidirectionnel a un impact sur la transition qui la précède : celle-ci devient également bidirectionnelle, avec un paramétrage possible pour l’aller comme pour le retour :
Le champ « Actions »
Enfin, vous pouvez également choisir une ou plusieurs actions à faire sur l’étape. Ce sont les mêmes actions que celles proposées dans la transition, à l’exclusion de l’action « Notification » et de l’action « Assigner des rôles aux membres de la tâche » (ces deux actions ont pour vocation de préparer le passage à une étape suivante, d’où leur positionnement uniquement sur les transitions). Vous pouvez également les rendre obligatoires ou les laisser comme étant facultatives.
L’activation du workflow
Lorsque vous avez terminé la structuration et le paramétrage de votre workflow, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton « Sauvegarder » en haut à droite.
Puis, lorsque vous souhaitez rendre le workflow utilisable dans le projet, cliquez sur le bouton « Activer » :
Si vous le souhaitez, vous penser ensuite désactiver le workflow à tout moment, en cliquant sur le même bouton.
Le paramétrage de plusieurs versions du workflow
Le bouton « Nouvelle version » en haut à droite vous permet, lorsque vous cliquez dessus, de lancer une nouvelle version du workflow.
Cela vous permet de tester des modifications d’un workflow déjà paramétré sur une version séparée, et ensuite de choisir la meilleure version.
Pour passer d’une version à l’autre, choisissez dans le menu déroulant avec les numéros de version :
