Vue Quand d’un projet

Projet > vue Quand : cette vue permet de visualiser et d’organiser les tâches dans un planning (dans le temps). Cette vue est la représentation d’un diagramme de Gantt.

Vous pouvez réaliser plusieurs actions, vous en trouverez la liste ci-dessous :

• Planifier un projet
  • Créer et planifier une tâche
  • Modifier la planification d’une tâche
  • Créer un enchaînement de tâches
    • Créer des liens et des liens fixes entre les tâches
    • Créer des tâches jalons
  • Visualiser le statut des tâches
  • Visualiser le dépassement des temps
  • Visualiser les temps planifiés et les temps réalisés
• Afficher le récapitulatif des temps
• Modifier les paramètres d’affichage
• Imprimer le planning en PDF
• Exporter le planning sur Excel
• Générer des Buzz aux membres du projet

Planification d’un projet dans la vue Quand

Note : Les modifications faites dans une vue sont automatiquement reportées dans les autres vues du projet (Quoi et Qui).

Créer et planifier une tâche

Utilisez le champ de saisie « Nouvelle tâche » sous la liste de tâches pour ajouter une nouvelle tâche au projet. Une fois le nom de la tâche écrit, appuyez sur la touche Entrée ou cliquez sur le « + » .

Planifiez directement une tâche existante (pas encore planifiée) dans le planning. Sur la ligne correspondante à cette tâche dans le planning, cliquez sur le jour de début ou de fin de votre tâche : 

Une fois la tâche créée dans le planning, vous pourrez ajuster sa planification.

Modifier la planification d’une tâche

Pour modifier la planification d’une tâche directement dans le planning :

• Pour replanifier une tâche, cliquez sur une tâche, laissez appuyer et déplacez-la.
• Pour augmenter ou réduire la durée d’une tâche, positionnez votre curseur à une extrémité de la tâche et utilisez les poignées.

Si cette modification impacte une ou plusieurs tâches liées, les tâches sont automatiquement déplacées. Si une tâche jalon empêche le déplacement, cette limite est matérialisée par une zone orange.

Pour modifier la planification dans le détail de la tâche :

Cliquez sur une tâche dans le planning pour afficher l’onglet Quand de la fenêtre de détails de la tâche. Vous pouvez alors modifier les dates, les heures et la durée.

Créer un enchaînement de tâches

Créer des liens et des liens fixes entre les tâches

Utilisez les liens entre les tâches si la réalisation des tâches doit respecter un ordonnancement précis. Par exemple, la tâche B doit nécessairement être réalisée après la tâche A. Utilisez des liens fixes si la durée séparant les tâches est un délai fixe et incompressible.

Lien entre deux tâches :

Lien fixe entre deux tâches : 

Pour en savoir plus, consultez l’article dédié aux liens.

Créer des jalons

Les jalons sont des étapes importantes dans un projet. Ils marquent une date à ne pas dépasser, un point d’arrêt dans un processus. Il peut s’agir d’une date de livraison, d’une date butoir, d’une étape à valider…

Pour en savoir plus, consultez l’article dédié aux jalons.

Visualiser le statut des tâches

Un code couleur permet d’afficher le statut des tâches en fonction de leur planification :

• Rouge : en retard
• Orange : en cours
• Gris : à venir
• Vert : terminée

Dans la vue Quand, les couleurs du statut des tâches se présentent de la manière suivante :

 

Personnaliser l’affichage des données du Gantt

• • Cliquez sur le menu déroulant au-dessus de la liste des tâches pour choisir l’affichage qui vous convient le mieux :

   

  • Ordre chronologique : vos tâches sont présentées par ordre chronologique. Les tâches non planifiées sont tout en bas.

   

  • Liste de tâches – ordre chronologique : vos tâches sont présentées en reprenant la segmentation par liste de tâches que vous avez mise en place dans la vue Quoi. Les tâches sont classées par ordre chronologique à l’intérieur de chaque liste de tâches.

   

  • Liste de tâches, ordre de la vue Quoi : vos tâches sont présentées en reprenant la segmentation par liste de tâches que vous avez mise en place dans la vue Quoi. Les tâches sont classées dans l’ordre qu’elles occupent à l’intérieur des listes de tâches dans la vue Quoi

   

  • Liste de tâches, ordre personnalisé : vos tâches sont présentées en reprenant la segmentation par liste de tâches que vous avez mise en place dans la vue Quoi. Vous pouvez les déplacer en glisser-déposer pour les mettre dans l’ordre que vous souhaitez.

   

  • Ordre personnalisé : vos tâches sont présentées sans reprendre la segmentation par liste de tâches. Vous pouvez les déplacer en glisser-déposer pour les mettre dans l’ordre que vous souhaitez.

• Utilisez les filtres  situés en haut à droite pour personnaliser l’affichage (par membre, par smart-tag, par statut de tâche, par étiquette)
• Utilisez l’icône de calendrier   (en bas à droite) pour choisir une date d’affichage et les flèches pour naviguer.
• Vous pouvez aussi utiliser la mini-map  à gauche du calendrier pour voir l’ensemble du projet. Cliquez sur une zone pour l’afficher.
• Ajustez le niveau de zoom avec le curseur et les icônes  en bas à droite.
• Projet > icône « Configurer » en haut à droite de la fenêtre du projet pour personnaliser différentes options. Pour plus de détails, consultez l’article dédié aux options d’affichage d’un projet.

 

Etablir une version initiale du Gantt

La fonctionnalité Version du Gantt vous permet de définir le planning de base d’un projet en cliquant sur le bouton en haut à droite de la vue, puis sur « Ajouter une nouvelle version ».

Vous avez la possibilité de créer de nouvelles versions actualisées et de comparer leurs avancements à celles de votre projet initial.

Pour en savoir plus, consultez l’article de l’aide en ligne Version du Gantt

 

Générer le planning en PDF

Si vous souhaitez partager votre planning en dehors de Beesbusy, vous pouvez en faire une impression PDF.

Consultez l’article Générer un PDF de votre planning projet pour en savoir plus.