La planification est une étape à la fois essentielle et incontournable en gestion de projet. Elle consiste globalement à élaborer le calendrier du projet. Elle oblige à prendre en compte tous les aspects du projet dans les délais impartis.
Statistiquement, la plupart des projets qui échouent et souvent de façon monumentale doivent leur échec à une mauvaise planification du responsable de projet. Voici 8 erreurs récurrentes qui peuvent irrémédiablement conduire votre projet dans le mur.
1) Une mauvaise définition des objectifs et des KPIs
L’une des missions cardinales de la planification de projet réside dans la détermination des objectifs du projet. Cette étape de la gestion de projet doit servir à clarifier et à préciser les finalités de votre projet. Beaucoup de projets échouent non pas parce que les risques ont été mal évalués ou la planification mal faite, mais en raison d’une absence d’objectifs et de buts clairs pour tous.
Il vous sera dans le même temps difficile de mener à bien le projet si vous échouez à faire comprendre ses objectifs à vos équipes. Vous devez vous assurer de définir les objectifs et de bien les communiquer aux parties prenantes du projet. Ces dernières doivent connaître les raisons pour lesquelles elles s’engagent sur le projet.
2) Une planification sans maîtriser les étapes clés du projet
Il existe en gestion de projet certaines tâches qui sont dites tâches critiques. Elles ne peuvent subir de retard ou faire l’objet de report au risque de retarder le projet dans sa globalité ou pire de le remettre en cause.
C’est donc au moment de la planification que les gestionnaires doivent s’assurer de définir le chemin critique du projet. Les activités ou tâches qui composent le chemin critique sont celles qui présentent une telle interdépendance que l’une ne peut démarrer sans que l’autre ne soit achevée auparavant.
Maîtriser les étapes clés du projet en définissant le chemin critique de ce dernier permet de mieux gérer les délais. C’est une composante essentielle dans l’évaluation de l’efficacité de la gestion.
3) Une évaluation incomplète des ressources nécessaires
Planifier et répartir aussi soigneusement que possible les ressources en fonction des objectifs stratégiques est un impératif de la gestion de projet. Ne pas le faire est l’une des erreurs les plus préjudiciables à la viabilité du projet.
La bonne évaluation et allocation des ressources sont certes absolument nécessaires, mais ne sont pas moins complexes. Des goulots d’étranglement se forment souvent lorsque les ressources ne sont pas bien évaluées et allouées. C’est pour cela qu’il est essentiel de détailler l’estimation des coûts et ne pas sous-estimer ou minorer les ressources nécessaires.
Il existe plusieurs outils de gestion de programmes qui permettent aux chefs de projet de prendre des décisions en ce qui concerne l’attribution des ressources tout en veillant au respect des objectifs stratégiques et des dépendances du projet.
Dans tous les cas, la bonne solution doit fournir un aperçu sur la disponibilité des ressources et des compétences nécessaires pour les futurs projets. Ainsi, il sera plus facile de rendre disponibles les compétences demandées soit en accentuant la formation ou en lançant des campagnes de recrutement. Vous aurez aussi la possibilité de prévoir à l’avance les ressources nécessaires et d’initier des processus pour corriger les manques. L’identification précoce des potentiels conflits de ressources s’applique à toutes les ressources. Les marchandises à acheter, le matériel de production, etc. sont ainsi similairement concernés.
4) Une mauvaise estimation de la charge de travail
Le travail de planification devrait permettre de déterminer en amont le temps en heures, jours ou semaines, et les efforts qui seront nécessaires à l’accomplissement de chaque mission ou tâche. C’est ce travail qui permet de définir la durée totale du projet.
Pourtant, les estimations de la charge de travail ne sont pas toujours justes. Pour cause, l’ensemble des acteurs du projet est rarement impliqué. Or, qui mieux que ces acteurs peuvent être en mesure de vous affirmer le temps qu’ils jugent nécessaire à l’accomplissement des missions ? Il faut donc impérativement impliquer l’ensemble des acteurs du projet. C’est au développeur par exemple qu’il revient d’estimer approximativement le temps qui lui sera requis pour sortir la première ébauche du site Internet. Vous pouvez aussi vous inspirer des expériences de projets similaires pour procéder à l’estimation la plus réaliste possible.
La planification de la charge de travail doit enfin être réaliste. Cela suppose que la charge de travail est ventilée en tenant compte des contraintes. Un planning réaliste prend également en compte les congés et le temps de travail de chaque collaborateur. Un indicateur utilisé ici est le taux d’occupation qui idéalement devrait se rapprocher de 100 %.
Ce travail de planification est déterminant, car c’est lui qui permettra aux collaborateurs de travailler dans de bonnes conditions tout en respectant les délais.
5) Une planification monocritère
Il est fréquent de voir les responsables de projet se baser sur un seul critère pour planifier leur projet, surtout lorsqu’ils veulent réaliser le projet rapidement. Et dans cette perspective, le critère qui est le plus souvent repris est la disponibilité de la ressource humaine. Or, cette planification ne prend pas en compte les compétences des collaborateurs, leur intérêt pour le projet ou encore leurs aspirations.
Il est indéniable que la planification monocritère peut sembler séduisante. Mais elle peut occasionner de nombreux points bloquants lors du déroulement du projet. Que faire alors ? Opter pour une solution permettant d’avoir une vision exhaustive des éléments nécessaires à la planification. Une cartographie des compétences avec les niveaux d’expertise et les aspirations, les intérêts ou désintérêts pour un projet ou un client, les disponibilités des collaborateurs, etc.
6) Ne pas établir un plan de gestion des risques
Une des erreurs classiques en planification de projet est celle d’évoluer avec un grand nombre de zones d’ombres et d’incertitudes. Choisir d’omettre les risques inhérents au projet ou d’oublier de les identifier peut très vite conduire dans le décor.
Le risque zéro n’existant pas, les gestionnaires doivent identifier les différentes menaces, liées aux objectifs, aux délais, à la gestion des ressources humaines ou encore aux technologies utilisées. Une fois identifiés, ces risques doivent être classés par ordre d’importance. Il faudra ensuite déterminer la meilleure stratégie à adopter parmi les différentes solutions relevées pour les menaces.
7) Échouer à mettre en place un processus de travail clair
Si vous n’adoptez pas une méthode de gestion de projet suffisamment claire et adaptée, les choses risquent de très vite se compliquer dans l’exécution du projet. Il faut disposer d’une structure pour pouvoir rester concentré sur les objectifs et ne pas perdre le fil. C’est une erreur qui revient souvent alors que la mise en place d’un processus de travail est la clé du succès dans la conduite du projet. Ne pas adopter une bonne méthode de gestion rend difficiles le cadrage et la structuration du travail.
Mais le choix de la méthodologie dépend de la nature du projet et c’est elle qui permettra d’atteindre plus aisément les objectifs fixés. Vous devrez toutefois veiller à considérer votre mode de fonctionnement et votre environnement de travail en opérant un tel choix.
8) Ne pas utiliser une solution de planification de projet adaptée
Avec l’apparition des logiciels de gestion de projet, les responsables et chefs de projet ont désormais de nombreuses solutions pour mieux planifier, répartir les tâches ou encore établir une bonne communication au sein des équipes. Encore faut-il qu’ils se décident à choisir celles qui sont les plus adaptées pour le projet.
Ne pas recourir à ces solutions qui facilitent la vie et le travail est une erreur ridicule. Mais mal sélectionner les applications peut également nuire à la productivité des équipes. C’est pour cela que vous devez tenir compte de vos besoins et priorités, de votre secteur d’activité et des spécificités du projet pour choisir la meilleure solution de gestion de projet.
Idéalement, discutez avec votre équipe sur le sujet. Pourquoi ne pas songer dans le même temps à offrir une formation à tous pour qu’à la phase d’exécution, l’usage de la solution soit optimal ?
Conclusion
La planification est une étape essentielle et incontournable dans la gestion de projet. Elle exige la prise en compte de chaque aspect du projet. La complexité de cette phase oblige souvent à éviter certaines erreurs qui pourraient être fatales pour le projet. Il faut faire attention donc à choisir une solution de gestion de projet adaptée, à bien estimer les ressources nécessaires et la charge de travail adéquate, à mettre en place un processus de travail clair et enfin à définir et à organiser les missions par priorité. Une planification de projet qui respecte ces grands principes et évite ces erreurs répertoriées à plus de chance d’aboutir à un projet réussi.
Article rédigé par le Blog Gestion de Projet (https://blog-gestion-de-projet.com/)